Frédérique David
Office manager freelance à temps partagé. Six ans de gestion de projet en agence, puis, depuis 2021, à faire tourner des entreprises de l'intérieur - j'interviens aujourd'hui auprès des TPE et PME lyonnaises pour que leur gestion quotidienne cesse d'être un poids.
Moi, c'est Frédérique… mais vous pouvez m'appeler Fred !
Si vous êtes ici, c'est sans doute que vous voulez en savoir un peu plus : mon parcours, mon expérience, et la personne à qui vous envisagez de confier une partie de votre quotidien professionnel.
C'est exactement l'objet de cette page. Vous y trouverez le chemin qui m'a menée, assez naturellement, au métier d'office manager.
L'intelligence collective est mon fil conducteur.
L'organisation, mon terrain de jeu.
La facilitation, ma façon d'agir.
Ces trois lignes ne sont pas une formule : elles décrivent assez précisément ce que je fais dans une entreprise. Je ne viens pas appliquer une méthode toute faite, je viens comprendre comment vous fonctionnez déjà, repérer ce qui coince, et le remettre en mouvement avec vos équipes.
Concrètement, cela veut dire prendre en charge l'administratif, les ressources humaines et l'organisation quotidienne - les tâches indispensables qui vous éloignent de votre métier. Pas à temps plein : au juste niveau de temps dont vous avez réellement besoin.
J'interviens principalement à Lyon et ses environs, avec une préférence pour les missions qui me permettent d'être régulièrement présente chez vous. La proximité crée une relation de confiance avec les équipes que le travail à distance ne remplace pas complètement.
D'où je viens
Ce que chaque étape m'a appris, et pourquoi j'ai fini par choisir l'organisation.
Marketing, services et technologies numériques
DUT Techniques de commercialisation, puis deux licences professionnelles à La Rochelle Université - marketing des services et création multimédia. Une formation tournée dès le départ vers la relation client et l'organisation.
Premiers postes dans le web
Webmaster et assistante communication, d'abord pour une collectivité, puis pour un site marchand. Gestion de contenus, campagnes, coordination entre services : j'y ai appris à faire circuler l'information entre des interlocuteurs qui ne parlent pas le même langage.
Six ans de gestion de projet en agence digitale
Cheffe de projet web, avec une quinzaine de projets menés en parallèle et une équipe technique de quatre personnes à coordonner. Cahiers des charges, plannings, budgets, réunions, comptes rendus, satisfaction client.
C'est là que se forme le réflexe que j'utilise aujourd'hui tous les jours : tenir plusieurs sujets de front sans en laisser tomber un seul, et transformer une demande floue en plan d'action.
J'y ai aussi passé dix ans à rendre un message lisible pour quelqu'un d'autre. C'est exactement ce qu'il faut pour écrire une note interne que les équipes lisent vraiment, ou annoncer un changement d'organisation sans qu'il soit mal compris.
Le basculement vers l'organisation
Accompagnement de la création d'un studio d'enregistrement lyonnais - business plan, démarches administratives, communication - puis deux ans comme assistante de direction dans un groupe de plusieurs agences.
Parc automobile et assurances, flotte informatique, dossiers de subventions, recrutement de postes support, séminaire de fin d'année pour quatre-vingts collaborateurs. J'y ai découvert que ce qui me plaisait le plus n'était pas le projet, mais le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Office manager, deux studios lyonnais
Un an et huit mois chez OSome Studio, une trentaine de collaborateurs : déploiement complet d'un logiciel SIRH, contrats et variables de paie, plan de développement des compétences avec l'OPCO, points RH hebdomadaires pour renforcer la transparence entre direction et équipes, document unique et normes incendie, événements internes.
Puis Picture Element, où j'ai piloté le déménagement des bureaux, mis en place les élections du comité social et économique, structuré les politiques internes de télétravail et de frais, et travaillé la qualité de vie et des conditions de travail.
Pourquoi le temps partagé
Peut-être est-ce le passage de la quarantaine qui m'a finalement poussée à me lancer à mon compte… « Enfin ! », comme le dit si souvent mon entourage !
Une TPE de dix personnes a besoin d'un office manager, mais rarement à temps plein. Elle finit donc par répartir ces tâches entre la direction et deux ou trois membres de l'équipe qui les traitent mal, faute de temps - ou ne les traite pas du tout.
Le temps partagé résout exactement ce problème. Vous disposez d'une personne expérimentée sur le volume dont vous avez réellement besoin, et j'exerce le métier que j'aime dans plusieurs entreprises à la fois - ce qui me donne un point de comparaison que personne n'a en interne.
Comment j'interviens
Vous n'avez rien à préparer
Rien à préparer ni à formaliser avant mon arrivée. Je prends le temps de comprendre vos outils, vos habitudes et vos contraintes, puis je construis à partir de là.
Vos équipes ont enfin un interlocuteur
Quelqu'un à qui poser une question, signaler un problème, demander où en est un dossier. Un office manager qui s'isole ne sert à rien : mon rôle est de fluidifier ce qui passe entre les personnes - les notes internes qu'on lit, les décisions qu'on comprend, les tensions qu'on désamorce avant qu'elles ne s'installent.
Vous savez toujours qui fait quoi
Certaines missions relèvent de votre expert-comptable, de votre gestionnaire de paie ou de votre conseil. Vous saurez toujours précisément ce que je prends en charge et ce que je ne prends pas.
Vous ne payez que le temps utile
Quelques heures par mois, une journée par semaine, ou davantage. Le volume se cale sur le besoin réel et se révise quand celui-ci évolue.
Les outils que je pratique
Vous n'avez pas à changer d'outils pour travailler avec moi. Voici ceux que j'ai déjà pratiqués - et pour les autres, je prends le temps de les apprendre au démarrage plutôt que de vous imposer les miens.
Paie et RH
- Payfit
- Silae
- Alan
- Edenred
Facturation et pièces comptables
- Pennylane
Déclaratif et organismes
- Net-Entreprises
- DSN
- URSSAF
- Sylaé
- Adesatt
- OPERAT
- OPCO Atlas
- Afdas
Organisation et collaboration
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Asana
- Trello
- Slack
- Discord
Cegid, Sage, Lucca, Notion, Monday : si votre environnement diffère, la logique reste la même. Ce qui compte n'est pas de connaître un logiciel, mais de comprendre le processus qu'il sert.
J'ai beaucoup travaillé avec des entreprises relevant de la convention Syntec - bureaux d'études, sociétés de conseil, studios et agences. Ses obligations propres, comme la contribution Adesatt, me sont familières.
Ce que je fais,
ce que je ne fais pas
Une frontière nette évite les malentendus et rassure votre expert-comptable autant que vous.
Ce que je prends en charge
- Le suivi des factures et des règlements
- La préparation des pièces comptables
- Les variables de paie et les virements de salaire
- Les contrats et leur renouvellement
- La coordination des prestataires
- L'organisation des locaux et des événements
- La valorisation interne et externe de ce que vous faites
Ce que je ne fais pas
- Les déclarations de TVA
- Le lettrage des comptes
- Les tableaux de bord et prévisionnels de trésorerie
- La préparation du bilan et des comptes annuels
- Les analyses comptables et financières
- La responsabilité de la conformité des bulletins de paie
- Le conseil juridique et le droit du travail
- Les décisions de recrutement et de sanction
- La maîtrise d'ouvrage de travaux
Parce qu'on ne devrait pas avoir à tout gérer seul.
On en parle trente minutes ?
Sans engagement, à Lyon ou en visio. De quoi cerner ce qui vous pèse et voir si une collaboration a du sens.
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